In een van de teams die ik begeleidde zat een directiesecretaresse die net in haar rol begonnen was, tijdens de koffiepauze vroeg ik haar hoe het beviel. Ze vertelde dat het lastig was in het begin om haar draai te vinden omdat het bestaande team van secretaresses al jarenlang op een bepaalde manier werkte en dat niet altijd even duidelijk was waarom en hoe dingen geregeld waren.
Een van de eerste dingen waar ze tegen aanliep was dat ze in de voorraadkast niets kon vinden, kladblokjes, pennen etc. het lag allemaal door elkaar. Dus op een vrijdagmiddag had ze besloten om de kast eens op te ruimen om zo overzicht voor zichzelf te creëren, tot haar verbazing vond ze 28 doosjes paperclips. Iedere keer als iemand om paperclips vroeg werden nieuwe paperclips besteld (en ik vermoed ook nog wat doosjes extra) in plaats van dat iemand overzicht had wat er in de voorraadkast stond of dat de voorraadkast op een dusdanige manier was ingericht waardoor je het benodigde snel kunt vinden.
De verleiding van de quick-fix
In veel organisaties zie ik dat voor een problemen (in goed nederlands) snelle quick-fixs of workarounds worden bedacht, dat er brandjes geblust worden in plaats van dat de tijd genomen wordt om te onderzoeken wat de brandjes veroorzaakt (laat staan er actie op te nemen). Of in dit voorbeeld nieuwe doosjes paperclips worden besteld in plaats van dat de kast wordt opgeruimd. Als mens zijn we geprogrammeerd om te focussen op wat er niet goed gaat en dat snel op te lossen, de basis van de survival of the fittest, maar als we soms meer de tijd zouden nemen om het in een keer goed te doen of een gedegen basis met elkaar te creëren levert dat op termijn veel op. Zo hadden er 27 doosjes paperclips minder aangeschaft hoeven te worden, had het een hoop tijd gescheeld aan zoeken, naar de kantoorboekhandel lopen etc., maar vooral ook een hoop frustratie!
Een opgeruimde werkomgeving en een opgeruimd hoofd leveren rust, minder werkstress en er ontstaat ruimte voor creativiteit en verbinding
We focussen ons op productie, inhoud van het werk en het halen van deadlines. Te weinig nemen we de tijd nemen om het te hebben over een effectieve samenwerking, om te leren en een goed klimaat met elkaar te creëren waarin er minder ad hoc geschakeld hoeft te worden. Symptomen op de werkvloer, zoals een rommelige kast met heel veel doosjes paperclips zeggen iets over patronen die in de hele organisatie aanwezig zijn. Het is de moeite waard om te onderzoeken waar dit patroon zich nog meer voordoet in de organisatie. De kosten van 27 doosjes paperclips zijn nog te overzien, maar als het gaat om bijvoorbeeld een wildgroei aan IT-applicaties met bijbehorende licentiekosten wordt het een ander verhaal.
Belangrijke tips voor het opruimen van de kast
Neem de tijd om ‘de kast’ op te ruimen, zet het in de agenda om overzicht te creëren waar je mee bezig bent, het te ordenen en afscheid te nemen van wat niet meer nodig is. Investeer in een goede samenwerking en zorg dat de basis randvoorwaarden goed ingevuld zijn. Als ‘de kast’ is opgeruimd, is het daarna veel makkelijker om het bij te houden.
Comentários