Afspraak is toch gewoon Afspraak? De verbazing waarmee deze vraag geregeld gesteld wordt, doet vermoeden dat het heel logisch is om een afspraak te maken en je daar dan ook aan te houden. Maar…het feit dat deze vraag heel vaak gesteld wordt doet vermoeden dat het helemaal niet zo logisch is. In dit artikel ga ik in op de 3 grootste misverstanden over afspraak is afspraak.
Misverstand 1: Is er eigenlijk wel een afspraak?
In mijn rol als teamcoach heb ik verschillende teams begeleid bij het maken van afspraken. Ik observeerde hoe een team probeerde een afspraak te maken over vaak hele basale zaken (Wat gaan we met het teamuitje doen? Wanneer plannen we een opleidingsdag in?) Als de discussie wat stil valt, breek ik in en stel ik graag de volgende vraag: “Is er een afspraak gemaakt?” Het is nog nooit voorgekomen dat unaniem alle handen de lucht in gingen. Waar sommigen denken dat er een afspraak gemaakt is, zijn anderen van mening dat er alleen nog maar een voorstel gedaan is of goede ideeën geopperd zijn. Een interessante vervolgvraag aan degenen die denken dat er een afspraak gemaakt is, is “Welke afspraak hebben jullie dan gemaakt?” ook daar lopen de meningen over uiteen.
Voorstel, idee of afspraak?
Misverstand 2: Is de afspraak wel SMART genoeg?
“We spreken af dat we er allemaal een tandje bij doen en dit niet meer laten gebeuren.” Daar kan niemand tegen zijn toch, dus zo’n afspraak is gauw gemaakt. Maar wat moet je dan gaan doen? Wanneer zijn we dan tevreden? Wat is een tandje erbij? Of we maken een afspraak om een stuk aan te leveren zonder dat we een deadline noemen. Dus in feite houd je je ook aan de afspraak als dat stuk over een jaar komt. Grote kans dat er al veel eerder irritatie ontstaat omdat het nog niet af is.
"Wat ook nog kan is een afspraak maken die niet haalbaar is. In het team waarin ik zat werden onze teamvergadering vrij makkelijk afgezegd. Het voorstel was om met elkaar af te spreken dat iedereen verplicht altijd aanwezig zou zijn bij onze vergaderingen. Wat betekent dat? Dat we niet meer op vakantie mogen, niet meer ziek mogen zijn en begrafenissen moeten afzeggen? Nee dat was toch niet de bedoeling, daar waren we het allemaal snel over eens. Dus zo strikt moesten we de afspraak niet maken, maar wat dan? Want waar leggen we de grens? Wat als er een ander belangrijk overleg is, iemand een deadline niet dreigt te halen… waar ligt de grens? Je begeeft je dan op een glijdende schaal en dat brengt mij bij misverstand nummer 3.
Niet zo SMART?
Misverstand 3: Wat heeft prioriteit?
Vakantie, ziekte en begrafenissen zijn voor de meeste mensen nog wel acceptabele redenen om een afspraak niet na te komen, maar daarna wordt het lastig. Ieder mens bepaalt zelf, vanuit overtuigingen, drijfveren, waarden en normen, óf en wanneer van een afspraak wordt afgeweken. Voor sommige mensen is afspraak letterlijk afspraak, je doet precies wat is afgesproken en daar hangen wellicht zelfs strikte consequenties aan. Maar leef je eens in onderstaande voorbeelden in, welke afweging maak jij? Stel je voor, je hebt met je teamleden afgesproken dat jullie voortaan écht op tijd zijn bij jullie overleg en 5 minuten voor aanvang:
Kom je een collega tegen die ernstig ziek is geweest en die na maanden van revalidatie weer aan het werk is, neem je op zo’n moment de tijd voor die collega?
Word je gevraagd om even aan te schuiven in een ander overleg, omdat jij expert bent op het gebied waar zij net over gaan vergaderen. Je voelt je vereerd en denkt graag mee, ga je toch naar dat andere overleg?
Kom je een collega tegen die net op een hele interessante cursus is geweest, waar die fantastische nieuwe inzichten heeft opgedaan en waar jij echt meer van wil weten, neem je de tijd om te sparren?
Kom je de directeur tegen die jou aanspreekt en je wat wil vragen. Neem je de tijd voor hem?
Hoe vaak heb jij Ja geantwoord? En hoe vaak zou jij ervoor kiezen om het af te kappen of een vervolgafspraak te maken, zodat je wel op tijd bent? Vanuit je eigen overtuigingen, drijfveren, waarden en normen vind je het heel vanzelfsprekend om te bepalen wat op zo’n moment belangrijker is, maar je collega’s zouden wellicht een andere keuze maken. Voor sommigen is afspraak letterlijk afspraak, voor anderen geldt afspraak is afspraak, tenzij… de menselijk maat in het gedrag komt, tenzij…ik elders van meer toegevoegde waarde kan zijn, tenzij… er iets leukers of inspirerenders voorbij komt, tenzij... ik van hogerhand een andere opdracht krijgt...
Afspraak is afspraak.
Afspraak is afspraak, tenzij…
Kortom?
Het is lastig eenduidige afspraken te maken, zeker in de wetenschap dat iedereen vanuit eigen overtuigingen, drijfveren, waarden en normen voor zichzelf legitimeert om er van af te wijken. De grote vraag is: hoe ga je daar dan mee om?
De crux zit hem in het expliciteren van de afspraak. Bijvoorbeeld “Hebben we nu afgesproken dat…” of “Ik stel voor dat we …. Is iedereen akkoord?” Laat iedereen dan ook reageren. Accepteer dat belangen soms anders liggen of in ieder geval anders ervaren worden, leer elkaar beter kennen (bijvoorbeeld onder het genot van een kop koffie 😊) om van elkaar te weten wat de ander belangrijk vindt en zo ook te investeren in de relatie zodat je ook makkelijker feedback kunt geven, als een afspraak niet nagekomen wordt.
Ga je het eens proberen? Afgesproken?