Om de slagingskans van je project te vergroten is het heel behulpzaam om alle belanghebbenden, de zogenaamde stakeholders, in kaart te brengen. Op die manier heb je een handig overzicht van wie er in welke mate betrokken moet worden. Welke drie sleutels helpen nu om dit instrument goed te gebruiken in de praktijk?
Voor het maken van een stakeholderanalyse gebruik ik eigenlijk altijd het volgende kwadrant:
Op de horizontale as scoor je het belang van alle stakeholders, naarmate ze meer belang hebben bij (de uitkomst van) jouw project komen ze verder naar rechts te staan in het kwadrant. Op de verticale as wordt weergegeven hoeveel impact of invloed een stakeholder heeft. Dus hoe meer de stakeholder te vertellen heeft in de organisatie hoe hoger in het kwadrant. Per deel van het kwadrant is ook beschreven welke strategie je het beste kunt gebruiken om de betreffende stakeholders te managen:
Stakeholders met een hoog belang en een hoge invloed (bijv. je opdrachtgever, een directeur of OR) kun je het beste zoveel mogelijk betrekken. Stakeholders met een hoog belang en een lagere invloed (bijv. medewerkers) kun je het beste zo goed mogelijk geïnformeerd houden. Bij stakeholders met een laag belang, maar een hoge invloed (bijv. andere directeuren, of iemand van de capaciteitsplanning) is het raadzaam ze tevreden te houden. Tenslotte, bij de stakeholders met een laag belang en lage invloed volstaat het om ze te monitoren.
Voor zover de theorie, hoe kun je dat nu goed werkend krijgen in de praktijk?
Sleutel 1: Maak onderscheid tussen de formele en informele organisatie
Bij het maken van een stakeholderanalyse begin ik met het plotten van functies in het kwadrant. Dus de directeur, die mijn opdrachtgever is, zet ik rechtsboven. De overige directeuren linksboven, medewerkers waar mijn project betrekking op heeft rechtsonder en de overige functies linksonder. Dit is de formele organisatie. Op die manier krijg ik inzichtelijk hoeveel belang en invloed de verschillende functies hebben (op papier in ieder geval).
De volgende stap die ik namelijk zet is het in kaart brengen van de informele organisatie. Dit doe ik met het volgende plaatje in het achterhoofd.
Zeker als het gaat om de vraag “Wie heeft het hier nou echt voor het zeggen?” speelt de informele organisatie een belangrijke rol. In de vorige stap heb ik namelijk alle overige directeuren in het vlak linksboven neergezet, maar in de praktijk weet ik dat Anneke, de directeur HR, een hele belangrijke stem heeft in het directieoverleg. Zij heeft jarenlange ervaring en naar haar wordt eigenlijk altijd wel geluisterd. Zij heeft heel veel invloed, op basis hiervan plaats ik haar toch in het vlak rechtsboven. Haar betrekken in plaats van alleen tevreden houden gaat me helpen mijn project te laten slagen. Misschien is je project ook wel zo groot dat je met een klankbordgroep met daarin een afvaardiging wil gaan werken van alle medewerkers. Je kunt dan de totale groep medewerkers rechtsonderin plaatsen en dus goed geïnformeerd houden, maar de klankbord rechtsbovenin en goed betrekken. Op basis van je kennis van de informele organisatie kun je vervolgens nadenken wie je voor zo’n klankbordgroep wilt vragen.
Sleutel 2: Maak onderscheid tussen het organogram en de projectstructuur
Vaak wordt alleen gekeken naar functies en/of personen, maar je bent vast niet de enige in de organisatie die een project aan het doen is. Waar in het kwadrant zitten andere projecten, werkgroepen, lopende initiatieven die belang hebben of invloed hebben op jouw project? Als je dat goed in kaart hebt, kun je verbinding zoeken, zodat je elkaar versterkt in plaats van dat het wiel op meerdere plaatsen uitgevonden wordt of iets tussen wal en schip valt.
Sleutel 3: Onderzoek hóe je je stakeholders het beste kunt managen
Als je het hele speelveld goed in kaart hebt en weet welke strategie je moet toepassen is het belangrijk om je te verdiepen in je stakeholders en dus weet hóe je je strategie moet inzetten. Een resultaatgerichte manager die graag tempo maakt, zul je niet tevreden houden met uitgebreide analyses en documentatie. En voor medewerkers die graag geïnformeerd worden in een open dialoog waar ze vragen kunnen stellen, kun je beter informatiebijeenkomsten organiseren in plaats van je informatie via intranet te delen.
De tijd nemen om goed te onderzoeken hóe je je stakeholders betrekt, tevreden houdt of informeert is de belangrijkste sleutel en als je er niet uitkomt, kun je het je stakeholder natuurlijk ook gewoon vragen.